Repensons la productivité : Partie 1/2

Dans une ère toujours plus compétitive, la productivité est devenue plus importante que jamais et le temps toujours plus précieux. Voici un article sur ma vision de la productivité et comment réussir à être plus efficace que vous soyez un créatif ou non.

Note : Nos métiers créatifs demandent particulièrement de concentration et les objectifs et deadlines sont souvent serrés. Néanmoins, comme vous le remarquerez, cet article n’est pas destiné uniquement aux créatifs, tout le monde peut se reconnaître dans ces lignes.

L’idée d’écrire cet article me trotte en tête depuis un très long moment. Faute de temps, j’ai toujours repoussé sa rédaction mais de temps à autre, en regardant autour de moi, cette idée revint me piquer comme une aiguille.

Il suffit de regarder nos habitudes, notre rythme de vie, le fonctionnement de nos entreprises. Le constat est le même : la course à la productivité est en marche, que ce soit au travail ou dans la vie privée. Beaucoup d’idées reçues guident nos vies.

Ces problèmes nous mènent quelque fois droits dans le mur, je pense notamment au fameux « burn out » (= épuisement professionnel) qui gagne en popularité chaque année et qui est à toute les lèvres. Mais cela s’étend aussi à nos vies privées dans lesquelles nous nous enfermons dans de mauvais patterns et laissons s’écouler un temps précieux.

Pourquoi en arrive-t-on là ? Comment rester motivé, augmenter sa productivité et tenter de garder une vie saine ? Plutôt qu’un article un peu simple présentant une dizaine de raccourcis clavier, j’ai préféré prendre ma plume et proposer une vision de la productivité qui vous fera peut-être réfléchir et revoir vos habitudes et votre hygiène de vie. Voici donc quelques conseils pour se débarrasser des idées reçues…

Redéfinissons la productivité

Le temps est la grande contrainte inchangeable de notre vie. Ce que nous pouvons donc modifier est notre énergie. Plus on en a, plus on fera de choses. Notre niveau d’énergie est cependant variable et beaucoup de facteurs vont augmenter ou diminuer votre énergie. J’aime voir cela comme un muscle : on peut l’entraîner, augmenter ses capacités mais également le brûler trop vite et être à court de force. Il faut donc le ménager et apprendre à le connaître au mieux pour en tirer partie au maximum.

Avec cette image en tête, passons aux conseils.

1. Dormez plus

Combien de personnes autour de vous – ou peut-être vous même – retarde chaque soir l’heure de se coucher malgré le poids de la fatigue pour faire « un peu plus » : regarder une dernière chose, envoyer quelques derniers emails, réviser un cours, boucler telle création ou tel projet. Certaines personnes qui combattent le sommeil au maximum vont même jusqu’à considérer cela comme un avantage compétitif et une preuve de force.

Nombreux sont ceux qui pensent qu’une heure de sommeil en moins est une heure de productivité en plus.

A continuellement manquer de sommeil, on ne se rend plus compte de son propre état. Cet état de fatigue devient l’état normal et petit à petit, l’usure fait son œuvre.

Cela peut sonner comme un conseil de grand-mère, mais le sommeil est une chose extrêmement précieuse et ses bienfaits sur votre esprit sont énormes : sentiment de fatigue, humeur, motivation, concentration, etc… mais également sur votre corps : éliminer les toxines de votre cerveau, garder le système immunitaire efficace, etc… Pour avoir de l’énergie, il vous faut du sommeil.

Ce besoin varie d’une personne à l’autre : la moyenne nécessaire est de 7h45 environ pour un adulte. Rien qu’une fois, testez pendant une semaine d’éteindre votre ordinateur à une heure précise et dormez plus. Vous vous rendrez vite compte que durant la journée votre niveau d’énergie sera augmenté et votre concentration plus longue et plus intense.

Pour reprendre l’image du muscle, pour qu’il se développe et reste efficace, il a besoin de repos, surtout après un gros effort. Il en va de même pour notre cerveau.

Pour conclure sur ce point, vous serez peut-être actif moins longtemps qu’avant, mais vous serez plus éveillé.

2. Ne faites rien

Prenons deux exemples, dans les deux cas il est 9h, vous avez encore les yeux collés :

• Vous venez de recevoir cet email dans lequel on vous a incendié, tout le monde est en copie. Vous devez laver l’affront, réparer l’injustice. Il n’est que 9h et vous bouillonnez déjà à l’intérieur.
• Vous avez plusieurs projets en cours, les délais sont serrés et vous venez de recevoir une interminable liste de retours sur un design de la part d’un de vos clients. Visiblement, il n’a rien compris, il a même demandé l’avis de sa tante ! Vous devez mettre des chatons partout sans raison. C’est désespérant.

Quel est le point commun parmi ces deux exemples ? Dans les deux cas, vous avez une journée chargée, votre sens de la productivité voudrait que vous vous débarrassiez rapidement de ces tâches ingrates pour passer à la suite. Mais voyons cela autrement : certaines taches, plutôt que de vous rendre productif, vont épuiser votre énergie. Votre réserve de motivation va se dessécher comme une éponge au soleil. Au final cela va vous énerver pour la journée, vous aurez mal jaugé votre réponse par email ou bâclé vos retours clients et vous serez moins productifs jusqu’au soir.

Dans ces cas là :

Ne faites rien quand vous êtes énervé

La colère ne vous aidera pas à vous concentrer, au contraire. Laissez le temps faire son œuvre et vous calmer. Le recul vous offrira un regard différent et vous ne gaspillerez pas votre précieuse concentration. De plus, cela peut vous éviter quelques erreurs mal jaugées…

Énervé ? Ne faites rien.

Ne faites rien quand vous êtes fatigué

Ce point rejoint directement le premier de cet article. Plutôt que de vous forcer à réfléchir à ce problème, sans trouver de solution, gagné progressivement par l’impuissance et la frustration, arrêtez-vous. Gardez cela pour un moment de haute concentration, l’esprit reposé. Vous éviterez non seulement des sentiments négatifs mais vous gagnerez en plus un temps fou !

Qui n’a jamais perdu 1h à réfléchir sur quelque chose alors qu’on trouve la réponse en 5mn le lendemain matin ?

Ne faites rien quand vous êtes anxieux ou paranoïaque

« Pourquoi ce client m’a-t-il appelé il y a 3 heures ? Ce n’est pas dans ses habitudes ! Qu’est-ce qu’il s’est passé ?! »

Si vous vous reconnaissez dans ce type de comportement, évitez de vouloir être productif dans ces moments-là.

Vous commencez à comprendre la formule : évitez les taches nécessitant une forte concentration lorsque vous êtes en proie à des émotions négatives. Il en va de même pour l’anxiété ou la paranoïa. Toutes ces émotions peuvent être néfastes pour votre productivité car elles vous vident littéralement de votre énergie. Alors relax, prenez du recul et reprenez vos taches une fois l’esprit libéré. Vous vous remercierez.

Faites des pauses

Encore et toujours, cette vieille image du travailleur forcené appelle à la fierté dans notre monde du travail ! Il serait temps de changer notre regard.

« Nan, j’peux pas sortir en pause, je suis sous l’eau ! Je dois boucler un projet pour demain. »

J’entends cette triste phrase quasiment quotidiennement pourtant rien n’est pour moi plus contre-productif que de forcer 4 ou 5 heures d’affilée. Vous n’êtes efficace que pendant un temps donné. Une fois vos ressources cognitives utilisées, votre cerveau a besoin de repos ou d’une autre activité pour que vous soyez à nouveau à 100%. Sinon vous serez moins concentré, tendu, vous multiplierez les erreurs et vos schémas de pensée ne seront tout simplement pas optimaux.

Donc prenez une pause. Une vraie pause. Sortez, oxygénez-vous si vous en avez l’occasion. Revenez 15 mn plus tard devant votre écran.

Vous aurez peut-être l’impression d’avoir perdu 15 mn au début mais rapidement vous remarquerez que vous avez regagné en concentration et diminué un peu votre stress. C’est notamment votre capacité à résoudre des problèmes complexes qui va le plus bénéficier de cette pause. De plus, des pauses régulières sont non seulement bénéfiques pour reposer votre esprit et être plus productif mais également pour votre santé. Reposez vos yeux, faites des étirements et changez-vous les idées !

Cela vaut également pour votre vie privée, de temps à autre, lâchez prise. Faites-vous plaisir, profitez de vos proches. Vivre des expériences positives ne peut qu’augmenter votre niveau d’énergie. 😉

3. Évitez le multitâche et la procrastination

A notre ère plus que jamais, nous sommes devenus multitâche : on travaille sur deux projets à la fois tout en écoutant de la musique, avec l’onglet de Facebook ouvert et en regardant sans cesse nos emails. Quelque part, on est même devenu fiers de cette capacité qu’on a développé. Après tout, faire plusieurs choses à la fois est un signe d’intelligence et de souplesse d’esprit, non ?

Seulement faire plusieurs choses à la fois ne signifie pas forcément être plus productif. Au contraire, vous usez plus d’énergie car vous disséminez votre esprit sur plusieurs taches à la fois. Jongler sans cesse d’un projet ou d’une tâche à l’autre est beaucoup plus épuisant pour votre cerveau que vous ne le pensez.

A l’opposé, si vous êtes concentré sur une seule chose, votre esprit requiert moins de ressources cognitives. Vous êtes donc plus concentré et vous finirez votre tâche plus vite. A la fin de la journée et pour le même travail abattu, vous vous sentirez même probablement moins fatigué.

Évitez les distractions

La procrastination est le plus grand ennemi de la productivité.

Plus votre tâche est pénible ou éloignée de votre zone de confort, plus elle vous demandera d’énergie. Alors plutôt que d’épuiser ses ressources, on préfère souvent inconsciemment ou non laisser son esprit vagabonder ailleurs. Il fuit l’effort en se réfugiant dans des activités moins cérébrales mais tout autant chronophages. La moindre distraction possible devient alors une échappatoire. Vous perdrez donc votre temps et votre productivité se verra diminuée.

Le deuxième grand moteur de la procrastination est directement basé sur nos peurs et faiblesses. Plutôt que d’être seuls face à nos consciences, on se rend sur Facebook, on garde notre smartphone sur nous 24/24h. Une tache semble insurmontable, un manque de motivation ? Allez, fuyons sur les réseaux sociaux ou autres activités qui occuperont votre esprit de façon passive.

Que faire pour éviter ces pièges ? Première étape : coupez le cordon ombilical technologique. Désactivez les notifications de votre smartphone, déconnectez-vous de Facebook, Twitter, etc… C’est dur, je sais…

Il m’arrive régulièrement d’en arriver là et c’est à ce prix que je dois mes soirées les plus productives.

Deuxième étape : évitez les tentations ! Dites-vous que pendant les prochaines 3 heures, vous ne jouerez à aucun jeu vidéo, vous ne regarderez aucune vidéo d’Antoine-Daniel, vous resterez assis et concentré jusqu’à l’achèvement de votre mission. Et oui, pour être productif, il vous faudra apprendre l’autodiscipline.

La suite des conseils dans le prochain article

Retrouvez la suite de l’article ici :

Repensons la productivité : Partie 2/2

Je vous invite à déjà donner vos avis et partagez vos expériences sur la productivité en commentaire à l’article.

Sources :

http://dealbook.nytimes.com/2014/06/27/sleep-as-a-competitive-advantage/

http://aeon.co/magazine/psychology/why-broken-sleep-is-a-golden-time-for-creativity/

Auteur: Gaétan Weltzer, comme toujours en fait.